Conectar Salesforce con Notion

Una sincronización gestionada de Salesforce crea bases de datos de Notion para las cuentas, los contactos y las oportunidades que elijas. Notion importa los registros existentes y comprueba si hay cambios en Salesforce cada minuto.

Esta guía cubre la Sincronización de bases de datos en la configuración de tu conexión de Salesforce. Las propiedades sincronizadas son de solo lectura en Notion. Realiza cambios en los registros de clientes en Salesforce.

Elige uno o más de estos tipos de objetos de Salesforce:

Notion crea una base de datos independiente para cada tipo de objeto seleccionado. Los registros sincronizados también muestran cuándo se creó y se modificó por última vez cada registro en Salesforce. Las propiedades disponibles dependen del acceso a los campos de la cuenta conectada.

Cuando las cuentas y los contactos se incluyen en la misma sincronización, Notion puede relacionar los contactos con sus cuentas. Lo mismo se aplica a las oportunidades y las cuentas. La cuenta conectada necesita acceso al campo de referencia de la cuenta de Salesforce, y la cuenta relacionada debe incluirse en los datos sincronizados.

Los clientes potenciales, los casos y los objetos personalizados de Salesforce no son compatibles con esta sincronización gestionada.

Necesitarás:

• Ser miembro del espacio de trabajo de Notion.

• Una cuenta de Salesforce con acceso a la API.

• Permiso para leer y consultar los objetos y campos seleccionados.

Es posible que el administrador de Salesforce deba aprobar la conexión o actualizar los permisos de tu cuenta. Notion solo puede sincronizar los datos que la cuenta conectada puede leer.

1. En Notion, ve a Configuración → Conexiones → Salesforce.

2. Abre Sincronización de bases de datos y conecta tu cuenta de Salesforce.

3. Completa los pasos de autorización de Salesforce y selecciona la cuenta conectada.

4. Introduce un Nombre de la sincronización.

5. En Objetos a sincronizar, elige Cuentas, Contactos, Oportunidades o una combinación.

6. Para cada tipo de objeto, elige las propiedades que quieres incluir. Sincronizar todas las propiedades actuales y futuras está desactivado de forma predeterminada, por lo que no se sincroniza ninguna propiedad personalizada hasta que lo actives o selecciones propiedades específicas.

7. Elige todos los registros disponibles o una ventana de historial.

8. Selecciona Crear sincronización.

Notion crea las bases de datos seleccionadas en tu sección de barra lateral Privado. Cada tipo de objeto se importa por separado, por lo que una base de datos puede terminar antes que otra.

Activa Sincronizar todas las propiedades actuales y futuras para un tipo de objeto a fin de incluir sus propiedades personalizadas compatibles ahora y cuando se añadan más tarde. Este ajuste comienza desactivado para cada objeto, por lo que no se sincroniza ninguna propiedad personalizada hasta que lo actives o elijas propiedades específicas.

Para elegir propiedades específicas, desactiva ese ajuste y selecciona los campos que necesites. Una selección manual no incluye automáticamente los campos nuevos.

Los valores compatibles incluyen casillas de verificación, números, divisas, porcentajes, fechas, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, URL, texto y campos compatibles de selección única o múltiple. Algunos tipos de campo no son compatibles, incluidos los campos cifrados, los campos binarios y los campos de referencia personalizados. Los campos de búsqueda personalizados no se convierten en relaciones de Notion.

Los nombres de las propiedades estándar utilizan las etiquetas de campo de Salesforce disponibles. Los nombres de las propiedades personalizadas se derivan de sus nombres de API de Salesforce, por lo que pueden diferir de las etiquetas que ves en Salesforce.

Notion comprueba periódicamente si hay nuevas propiedades. Una propiedad recién añadida puede permanecer vacía en las páginas existentes hasta que el registro de origen cambie o se importe de nuevo.

Notion importa registros activos para cada tipo de objeto seleccionado dentro de tu ventana de historial. Los registros ya marcados como eliminados en Salesforce no se incluyen en la importación inicial.

La importación se ejecuta por lotes. Su duración depende del número de registros y de los límites de solicitud de Salesforce. Puedes abrir las bases de datos mientras continúa la importación.

Notion comprueba si hay cambios cada minuto. Utiliza la hora en la que Salesforce cambió un registro por última vez para encontrar registros nuevos y actualizados, y luego actualiza las páginas de Notion correspondientes.

El intervalo de un minuto es la frecuencia con la que Notion realiza la comprobación. No es una garantía de que cada cambio aparezca en un minuto. Las actualizaciones grandes, los límites de solicitud y los problemas temporales del servicio pueden tardar más en procesarse.

La sincronización también procesa los registros eliminados cuando Salesforce los devuelve en sus resultados de cambios. Si Salesforce elimina un registro antes de que la sincronización detecte la eliminación, ese registro puede permanecer en Notion.

Notion continúa sincronizando cuando cierras la app.

Elige todos los registros disponibles o los registros modificados en los últimos 30, 90 o 365 días.

La ventana se basa en cuándo cambió Salesforce cada registro por última vez. No utiliza la fecha en la que se creó el registro ni la fecha de cierre de una oportunidad.

Una cuenta activa o una oportunidad abierta pueden quedar fuera de la ventana si no se han modificado recientemente. Un contacto o una oportunidad también pueden tener una relación de cuenta vacía cuando su cuenta está fuera de la ventana seleccionada.

Abre la sincronización en Configuración → Conexiones → Salesforce → Sincronización de bases de datos.

Puedes editar el nombre de la sincronización, los tipos de objeto seleccionados, las selecciones de propiedades y la ventana de historial.

• Añadir un tipo de objeto: Notion crea su base de datos e importa los registros coincidentes.

• Eliminar un tipo de objeto: Las actualizaciones se detienen para ese tipo. Su base de datos y sus páginas existentes permanecen, con las propiedades sincronizadas todavía en modo de solo lectura.

• Añadir ese tipo de objeto de nuevo: Notion reanuda la sincronización en su base de datos existente.

• Ampliar historial: Notion importa registros coincidentes adicionales.

• Acortar historial: Notion elimina los registros fuera de la nueva ventana.

Utiliza Pausar sincronización para detener temporalmente la sincronización sin perder sus datos o ajustes, y luego Reanudar sincronización cuando estés listo para continuar. Esto no afecta a las páginas de Notion existentes.

Para detener la sincronización por completo de forma permanente, utiliza Eliminar sincronización. Las bases de datos y las páginas permanecerán, pero ya no recibirán actualizaciones. Las propiedades sincronizadas seguirán siendo de solo lectura. La eliminación de la sincronización no se puede deshacer.

Crea vistas para las cuentas u oportunidades que necesita tu equipo. Añade propiedades de Notion para la planificación y la coordinación, como el estado de un plan de cuenta o un propietario de traspaso. Los valores de estas propiedades no se escriben de vuelta en Salesforce.

Realiza cambios en los valores sincronizados en Salesforce.

Las bases de datos comienzan siendo privadas. Si las compartes, los permisos de Notion determinarán quién puede ver los datos importados. Notion no vuelve a aplicar tus reglas de uso compartido de Salesforce a cada persona que vea la base de datos.

Los cambios en el acceso a Salesforce pueden detener futuras actualizaciones sin eliminar los datos importados previamente. Revisa las bases de datos de Notion y sus ajustes de uso compartido cuando cambien los permisos de origen.

Pide a tu administrador de Salesforce que confirme que tu cuenta tiene acceso a la API y permiso para leer el objeto. Es posible que tu organización también deba aprobar la conexión.

Comprueba la selección de propiedades del objeto y el acceso a los campos de la cuenta conectada. Algunos tipos de campos no son compatibles. Puede que aparezca una nueva propiedad antes de que sus valores aparezcan en registros antiguos.

Incluye Cuentas en la misma sincronización que los contactos u oportunidades. Confirma que la cuenta se encuentra dentro del periodo de historial y que la cuenta conectada puede leer el campo de referencia de la cuenta. Es posible que la cuenta también se esté importando.

Salesforce debe poner la eliminación a disposición de la sincronización antes de que Notion pueda procesarla. Una eliminación que se haya purgado antes de su detección puede dejar una página en Notion. Revisa la base de datos afectada si su contenido debe reflejar esa eliminación.

Abre los detalles del estado de la sincronización. Vuelve a conectar o pide a tu administrador de Salesforce que restablezca el acceso si se te solicita. Los límites de solicitudes de Salesforce y las interrupciones temporales pueden retrasar las actualizaciones mientras Notion vuelve a intentarlo.

Para comparar Workers y obtener orientación compartida para solucionar problemas, consulta Sincronizar datos de otras herramientas con Notion →