Conectar Salesforce con Notion

Una sincronización administrada de Salesforce crea bases de datos de Notion para las cuentas, contactos y oportunidades que elijas. Notion importa los registros existentes y verifica si hay cambios en Salesforce cada minuto.

Esta guía cubre Database sync en la configuración de tu conexión de Salesforce. Las propiedades sincronizadas son de solo lectura en Notion. Realiza cambios en los registros de clientes en Salesforce.

Elige uno o más de estos tipos de objetos de Salesforce:

Notion crea una base de datos separada para cada tipo de objeto seleccionado. Los registros sincronizados también muestran cuándo se creó y se cambió por última vez cada registro en Salesforce. Las propiedades disponibles dependen del acceso a los campos de la cuenta conectada.

Cuando las cuentas y los contactos se incluyen en la misma sincronización, Notion puede relacionar los contactos con sus cuentas. Lo mismo aplica para las oportunidades y las cuentas. La cuenta conectada necesita acceso al campo de referencia de la cuenta de Salesforce, y la cuenta relacionada debe estar incluida en los datos sincronizados.

Los leads, casos y objetos personalizados de Salesforce no son compatibles con esta sincronización administrada.

Vas a necesitar:

• Membresía en el espacio de trabajo de Notion.

• Una cuenta de Salesforce con acceso a la API.

• Permiso para leer y consultar los objetos y campos seleccionados.

Es posible que tu administrador de Salesforce deba aprobar la conexión o actualizar los permisos de tu cuenta. Notion solo puede sincronizar los datos que la cuenta conectada puede leer.

1. En Notion, ve a Configuración → Conexiones → Salesforce.

2. Abre Database sync y conecta tu cuenta de Salesforce.

3. Completa los pasos de autorización de Salesforce y selecciona la cuenta conectada.

4. Ingresa un Nombre de la sincronización.

5. En Objetos para sincronizar, elige Cuentas, Contactos, Oportunidades o una combinación.

6. Para cada tipo de objeto, elige las propiedades que deseas incluir. Sincronizar todas las propiedades actuales y futuras está desactivado de forma predeterminada, por lo que no se sincroniza ninguna propiedad personalizada hasta que lo actives o selecciones propiedades específicas.

7. Elige todos los registros disponibles o una ventana de historial.

8. Selecciona Crear sincronización.

Notion crea las bases de datos seleccionadas en la sección Privado de tu barra lateral. Cada tipo de objeto se importa por separado, por lo que una base de datos puede terminar antes que otra.

Activa Sincronizar todas las propiedades actuales y futuras para un tipo de objeto a fin de incluir sus propiedades personalizadas compatibles ahora y cuando se agreguen más adelante. Esta configuración comienza desactivada para cada objeto, por lo que no se sincroniza ninguna propiedad personalizada hasta que la actives o elijas propiedades específicas.

Para elegir propiedades específicas, desactiva esa configuración y selecciona los campos que necesitas. Una selección manual no incluye automáticamente campos nuevos.

Los valores admitidos incluyen casillas de verificación, números, monedas, porcentajes, fechas, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, URL, texto y campos de opción única o múltiple compatibles. Algunos tipos de campos no son compatibles, incluidos los campos cifrados, los campos binarios y los campos de referencia personalizados. Los campos de búsqueda personalizados no se convierten en relación de Notion.

Los nombres de las propiedades estándar utilizan las etiquetas de campo de Salesforce disponibles. Los nombres de las propiedades personalizadas se derivan de sus nombres de API de Salesforce, por lo que pueden diferir de las etiquetas que ves en Salesforce.

Notion busca periódicamente nuevas propiedades. Una propiedad recién agregada puede permanecer vacía en las páginas existentes hasta que el registro fuente cambie o se importe de nuevo.

Notion importa registros en tiempo real para cada tipo de objeto seleccionado dentro de tu ventana de historial. Los registros que ya están marcados como eliminados en Salesforce no se incluyen en la importación inicial.

La importación se ejecuta en lotes. Su duración depende de la cantidad de registros y de los límites de solicitudes de Salesforce. Puedes abrir las bases de datos mientras continúa la importación.

Notion busca cambios cada minuto. Utiliza la hora en que Salesforce cambió un registro por última vez para encontrar registros nuevos y actualizados, y luego actualiza las páginas de Notion correspondientes.

El intervalo de un minuto es la frecuencia con la que Notion realiza la comprobación. No es una garantía de que cada cambio aparezca en un minuto. Las actualizaciones grandes, los límites de solicitudes y los problemas temporales del servicio pueden tardar más en procesarse.

La sincronización también procesa los registros eliminados cuando Salesforce los devuelve en sus resultados de cambios. Si Salesforce elimina un registro antes de que la sincronización detecte la eliminación, ese registro puede permanecer en Notion.

Notion continúa sincronizando cuando cierras la app.

Elige todos los registros disponibles o los registros modificados en los últimos 30, 90 o 365 días.

La ventana se basa en cuándo cambió Salesforce cada registro por última vez. No utiliza la fecha en que se creó el registro ni la fecha de cierre de una oportunidad.

Una cuenta activa o una oportunidad abierta pueden quedar fuera de la ventana si no se han modificado recientemente. Un contacto o una oportunidad también pueden tener una relación de cuenta vacía cuando su cuenta está fuera de la ventana seleccionada.

Abre la sincronización en Configuración → Conexiones → Salesforce → Database sync.

Puedes editar el nombre de la sincronización, los tipos de objeto seleccionados, las selecciones de propiedades y la ventana de historial.

• Agrega un tipo de objeto: Notion crea su base de datos e importa los registros coincidentes.

• Elimina un tipo de objeto: Las actualizaciones se detienen para ese tipo. Su base de datos y páginas existentes permanecen, con las propiedades sincronizadas aún como de solo lectura.

• Agrega ese tipo de objeto de nuevo: Notion reanuda la sincronización en su base de datos existente.

• Expande el historial: Notion importa registros coincidentes adicionales.

• Acorta el historial: Notion elimina los registros fuera de la nueva ventana.

Usa Pausar sync para detener temporalmente la sincronización sin perder sus datos o configuración, luego Resume sync cuando estés listo para continuar. Esto no afecta las páginas de Notion existentes.

Para detener toda la sincronización de forma permanente, usa Eliminar sync. Las bases de datos y las páginas permanecen, pero ya no reciben actualizaciones. Las propiedades sincronizadas permanecen como de solo lectura. La eliminación de la sincronización no se puede deshacer.

Crea vistas para las cuentas u oportunidades que tu equipo necesita. Agrega propiedades de Notion para la planificación y coordinación, como el Estado de un plan de cuenta o un Propietario(s) de entrega. Los valores en estas propiedades no se escriben de vuelta en Salesforce.

Realiza cambios en los valores sincronizados en Salesforce.

Las bases de datos comienzan como privadas. Si las compartes, los permisos de Notion determinan quién puede ver los datos importados. Notion no vuelve a aplicar las reglas de uso compartido de Salesforce a cada persona que vea la base de datos.

Los cambios en el acceso a Salesforce pueden detener futuras actualizaciones sin eliminar los datos importados previamente. Revisa las bases de datos de Notion y su configuración para compartir cuando cambien los permisos de fuente.

Pídele a tu administrador de Salesforce que confirme que tu cuenta tiene acceso a la API y permiso para leer el objeto. Es posible que tu organización también deba aprobar la conexión.

Verifica la selección de propiedades del objeto y el acceso a los campos de la cuenta conectada. Algunos tipos de campo no son compatibles. Es posible que una propiedad nueva esté presente antes de que sus valores aparezcan en registros antiguos.

Incluye Cuentas en la misma sincronización que los contactos u oportunidades. Confirma que la cuenta esté dentro del periodo de historial y que la cuenta conectada pueda leer el campo de referencia de la cuenta. Es posible que la cuenta también se esté importando todavía.

Salesforce debe hacer que la eliminación esté disponible para la sincronización antes de que Notion pueda procesarla. Una eliminación que se haya purgado antes de la detección puede dejar una página en Notion. Revisa la base de datos afectada si su contenido debe reflejar esa eliminación.

Abre los detalles del estado de la sincronización. Vuelve a conectar o pide a tu administrador de Salesforce que restablezca el acceso si se te solicita. Los límites de solicitudes de Salesforce y las interrupciones temporales pueden retrasar las actualizaciones mientras Notion vuelve a intentarlo.

Para obtener una comparación con Workers y orientación compartida para solucionar problemas, consulta Sincronizar datos de otras herramientas a Notion →