Yhdistä Salesforce Notioniin

Hallittu Salesforce-synkronointi luo Notion-tietokantoja valitsemillesi käyttäjätilille, yhteyshenkilöille ja mahdollisuuksille. Notion tuo olemassa olevat tietueet ja tarkistaa muutokset Salesforcesta minuutin välein.

Tämä opas kattaa Salesforce-yhteyden Database sync -asetukset. Synkronoidut ominaisuudet ovat Notionissa luku-tilassa. Tee muutokset asiakastietueisiin Salesforcessa.

Valitse yksi tai useampi näistä Salesforce-objektityypeistä:

Notion luo erillisen tietokannan jokaiselle valitulle objektityypille. Synkronoidut tietueet näyttävät myös, milloin kukin tietue on luotu ja milloin sitä on viimeksi muutettu Salesforcessa. Käytettävissä olevat ominaisuudet riippuvat yhdistetyn tilin kenttien käyttöoikeuksista.

Kun tilit ja yhteyshenkilöt sisällytetään samaan synkronointiin, Notion voi yhdistää yhteyshenkilöt tileihinsä. Sama koskee mahdollisuuksia ja tilejä. Yhdistetyllä tilillä on oltava pääsy Salesforcen tili-viitekenttään, ja liittyvän tilin on oltava mukana synkronoidussa datassa.

Tämä hallittu synkronointi ei tue liidejä, palvelupyyntöjä eikä mukautettuja Salesforce-objekteja.

Tarvitset:

• Jäsenyyden Notion-työtilassa.

• Salesforce-käyttäjätili, jolla on API-käyttöoikeus.

• Käyttöoikeus valittujen objektien ja kenttien lukemiseen ja kyselyiden suorittamiseen.

Salesforce-järjestelmänvalvojasi on ehkä hyväksyttävä yhteys tai päivitettävä tilisi käyttöoikeudet. Notion voi synkronoida vain ne tiedot, joita yhdistetty tili voi lukea.

1. Siirry Notionissa kohtaan Settings → Yhteydet → Salesforce.

2. Avaa Database sync ja yhdistä Salesforce-tilisi.

3. Suorita Salesforcen valtuutusvaiheet ja valitse yhdistetty käyttäjätili.

4. Syötä synkronoinnin nimi.

5. Valitse kohdasta Objects to syncTilit, Yhteyshenkilöt, Mahdollisuudet tai niiden yhdistelmä.

6. Valitse kullekin objektityypille ominaisuudet, jotka haluat sisällyttää. Synkronoi kaikki nykyiset ja tulevat ominaisuudet on oletusarvoisesti pois päältä, joten mukautettuja ominaisuuksia ei synkronoida, ennen kuin otat asetuksen käyttöön tai valitset tiettyjä ominaisuuksia.

7. Valitse kaikki saatavilla olevat tietueet tai historian aikaväli.

8. Valitse Luo synkronointi.

Notion luo valitut tietokannat Yksityinen-sivuvalikkoosi. Jokainen objektityyppi tuodaan erikseen, joten yksi tietokanta voi valmistua ennen toista.

Ota käyttöön Synkronoi kaikki nykyiset ja tulevat ominaisuudet objektityypille, jotta voit sisällyttää sen tuetut mukautetut ominaisuudet nyt ja niiden myöhemmin tapahtuvan lisäämisen yhteydessä. Tämä asetus on pois päältä jokaisen objektin kohdalla, joten mukautettuja ominaisuuksia ei synkronoida, ennen kuin otat asetuksen käyttöön tai valitset tiettyjä ominaisuuksia.

Jos haluat valita tiettyjä ominaisuuksia, poista kyseinen asetus käytöstä ja valitse tarvitsemasi kentät. Manuaalinen valinta ei automaattisesti sisällytä uusia kenttiä.

Tuettuja arvoja ovat valintaruudut, numerot, valuutat, prosenttiosuudet, päivämäärät, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, URL-osoitteet, teksti sekä tuetut yksi- tai monivalintakentät. Joitakin kenttätyyppejä ei tueta, mukaan lukien salatut kentät, binaarikentät ja mukautetut viitekentät. Mukautetuista hakukentistä ei tule Notion-relaatioita.

Vakiomääriteltyjen ominaisuuksien nimet vastaavat Salesforcen kenttämerkintöjä. Mukautettujen ominaisuuksien nimet perustuvat niiden Salesforce API-nimiin, joten ne voivat poiketa Salesforcessa näkyvistä nimistä.

Notion tarkistaa säännöllisesti uudet ominaisuudet. Vastalisätty ominaisuus voi pysyä tyhjänä olemassa olevilla sivuilla, kunnes lähdetietue muuttuu tai se tuodaan uudelleen.

Notion tuo reaaliaikaiset tietueet jokaiselle valitulle objektityypille historian aikavälin puitteissa. Tietueita, jotka on jo merkitty poistetuiksi Salesforcessa, ei sisällytetä alkuperäiseen tuontiin.

Tuonti suoritetaan erissä. Sen kesto riippuu tietueiden määrästä ja Salesforcen pyyntörajoituksista. Voit avata tietokannan tuonnin jatkuessa.

Notion tarkistaa muutokset minuutin välein. Se käyttää Salesforcen viimeisintä tietueen muokkausajankohtaa uusien ja päivitettyjen tietueiden löytämiseen ja päivittää sitten vastaavat Notion-sivut.

Yhden minuutin väli on se, kuinka usein Notion tekee tarkistuksen. Se ei ole takuu siitä, että jokainen muutos näkyy minuutin kuluessa. Laajat päivitykset, pyyntörajoitukset ja väliaikaiset palveluongelmat voivat pidentää käsittelyaikaa.

Synkronointi käsittelee myös poistetut tietueet, kun Salesforce palauttaa ne muutostuloksissaan. Jos Salesforce poistaa tietueen ennen kuin synkronointi havaitsee poiston, kyseinen tietue voi jäädä Notionissa.

Notion jatkaa synkronointia, kun suljet sovelluksen.

Valitse kaikki saatavilla olevat tietueet tai viimeisen 30, 90 tai 365 päivän aikana muokatut tietueet.

Aikaväli perustuu siihen, milloin Salesforce on viimeksi muuttanut kutakin tietuetta. Se ei käytä tietueen luontipäivämäärää tai mahdollisuuden sulkemispäivää.

Aktiivinen tili tai avoin mahdollisuus voi jäädä aikavälin ulkopuolelle, jos sitä ei ole muokattu äskettäin. Yhteyshenkilöllä tai mahdollisuudella voi myös olla tyhjä tiliyhteys, kun sen tili on valitun aikavälin ulkopuolella.

Avaa synkronointi kohdasta Settings → Yhteydet → Salesforce → Database sync.

Voit muokata synkronoinnin nimeä, valittuja objektityyppejä, ominaisuusvalintoja ja historiaikkunaa.

• Lisää objektityyppi: Notion luo tietokannan ja tuo vastaavat tietueet.

• Poista objektityyppi: Päivitykset kyseiselle tyypille pysähtyvät. Sen olemassa oleva tietokanta ja sivut säilyvät, ja synkronoidut ominaisuudet pysyvät luku-tilassa.

• Lisää kyseinen objektityyppi uudelleen: Notion jatkaa synkronointia olemassa olevaan tietokantaan.

• Laajenna historiaa: Notion tuo lisää vastaavia tietueita.

• Lyhennä historiaa: Notion poistaa uuden ikkunan ulkopuolelle jäävät tietueet.

Käytä Pause sync -toimintoa pysäyttääksesi synkronoinnin väliaikaisesti menettämättä tietoja tai asetuksia, ja käytä sitten Resume sync -toimintoa, kun olet valmis jatkamaan. Tämä ei vaikuta olemassa oleviin Notion-sivuihin.

Jos haluat pysäyttää koko synkronoinnin pysyvästi, käytä Delete sync -toimintoa. Tietokannat ja sivut säilyvät, mutta ne eivät enää saa päivityksiä. Synkronoidut ominaisuudet pysyvät luku-tilassa. Synkronoinnin poistamista ei voi kumota.

Luo näkymiä tiimisi tarvitsemille asiakkuuksille tai mahdollisuuksille. Lisää Notion-ominaisuuksia suunnittelua ja koordinointia varten, kuten asiakkuussuunnitelman tila tai luovutuksen vastuuhenkilö. Näiden ominaisuuksien arvoja ei kirjoiteta takaisin Salesforceen.

Tee muutoksia synkronoituihin arvoihin Salesforcessa.

Tietokannat ovat aluksi yksityisiä. Jos jaat ne, Notionin käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi nähdä tuodut tiedot. Notion ei sovella Salesforce-jakosääntöjäsi uudelleen jokaiselle tietokantaa tarkastelevalle henkilölle.

Salesforce-käyttöoikeuksien muutokset voivat pysäyttää tulevat päivitykset poistamatta aiemmin tuotuja tietoja. Tarkista Notion-tietokannat ja niiden jakoasetukset, kun lähdejärjestelmän käyttöoikeudet muuttuvat.

Pyydä Salesforce-järjestelmänvalvojaasi vahvistamaan, että käyttäjätililläsi on API-käyttöoikeus ja että sinulla on käyttöoikeus lukea objektia. Organisaatiosi saattaa myös joutua hyväksymään yhteyden.

Tarkista objektin ominaisuuden valinta ja yhdistetyn käyttäjätilin kenttien käyttöoikeudet. Kaikkia kenttätyyppejä ei tueta. Uusi ominaisuus voi näkyä ennen kuin sen arvot ilmestyvät vanhempiin tietueisiin.

Sisällytä Accounts samaan synkronointiin yhteystietojen tai mahdollisuuksien kanssa. Varmista, että käyttäjätili on historiaikkunan sisällä ja että yhdistetty käyttäjätili voi lukea käyttäjätiliviitekentän. Käyttäjätili saattaa myös olla vielä tuomassa.

Salesforcen on tehtävä poisto synkronoinnin saataville, ennen kuin Notion voi käsitellä sitä. Poisto, joka on puhdistettu ennen tunnistamista, saattaa jättää sivun Notionissa. Tarkista kyseinen tietokanta, jos sen sisällön on heijastettava kyseistä poistoa.

Avaa synkronoinnin tilatiedot. Muodosta yhteys uudelleen tai pyydä Salesforce-järjestelmänvalvojaasi palauttamaan käyttöoikeudet, jos sitä pyydetään. Salesforcen pyyntörajat ja väliaikaiset käyttökatkokset voivat viivästyttää päivityksiä, kun Notion yrittää uudelleen.

Vertailua Workersin kanssa ja jaettuja vianmääritysohjeita varten, katso Synkronoi tietoja muista työkaluista Notioniin →