Synkronoi tietoja muista työkaluista Notioniin

Tietokantasynkronointiemme avulla voit käsitellä ja täydentää muiden työkalujen tietoja tiimisi suunnitelmien, asiakirjojen ja projektien rinnalla. Yhdistä tili, valitse synkronoitavat kohteet, niin Notion luo tietokannat ja pitää ne ajan tasalla.

Notion hallitsee näitä synkronointeja, joten voit yhdistää tilin ja käyttää synkronoituja tietokantoja ilman, että sinun tarvitsee itse rakentaa tai ylläpitää integraatiota.

Jokaisesta toisen työkalun tietueesta tulee sivu Notion-tietokantaan. Lähteen kentistä tulee tietokannan ominaisuuksia.

Hallitut synkronoinnit päivittävät tietoja yhteen suuntaan: yhdistetystä työkalusta Notioniin. Synkronoidut ominaisuudet ovat Notionissa vain luku-muodossa. Jos haluat muuttaa synkronoitua arvoa, päivitä se GitHubissa, Jirassa tai Salesforcessa. Näet muutoksen Notionissa.

Synkronoinnit suoritetaan automaattisesti taustalla. Päivitysten ajoitus vaihtelee yhteyden, tietomäärän ja lähdetyökalun pyyntörajojen mukaan.

Sinun on oltava Notion-työtilan jäsen ja sinulla on oltava käyttäjätili, jolla on käyttöoikeus synkronoitaviin tietoihin. Organisaatiosi saattaa edellyttää, että järjestelmänvalvoja hyväksyy yhteyden tai myöntää käyttöoikeuden lähdetyökalussa.

Synkronoinnin luomiseen käyttämäsi käyttäjätili määrittää, mitä tietoja Notion voi lukea. Jos sen käyttöoikeudet muuttuvat tai yhteys vanhenee, synkronointi saattaa edellyttää, että todennat itsesi uudelleen.

GitHub Sync ja Jira Sync edellyttävät Business-sopimusta (tai Mobile Business -lisäosaa). Salesforce Sync edellyttää Enterprise-sopimusta.

1. Avaa Asetukset → Yhteydet Notion-työtilassasi.

2. Avaa yhteys, jonka haluat synkronoida (GitHub, Jira tai Salesforce), kohdasta Selaa tai Asennettu ja valitse sitten kyseisen yhteyden asetuksista Tietokannan synkronointi.

3. Yhdistä tili ja suorita kyseisen työkalun valtuutusvaiheet loppuun.

4. Valitse arkistot, tilat tai objektityypit, jotka haluat synkronoida.

5. Valitse, kuinka paljon historiaa haluat sisällyttää. Lähteille, jotka tarjoavat mukautettuja ominaisuuksia, kuten Jira ja Salesforce, voit myös valita, mitkä mukautetut ominaisuudet sisällytetään synkronointiin.

6. Valitse Luo synkronointi.

Notion luo tietokannat Yksityinen-sivuvalikkoosi. Ensimmäinen tuonti alkaa taustalla. Voit avata tietokannat, vaikka tietueita tuodaan edelleen.

Notion luo tietokantarakenteen ja tuo sitten asetuksiasi vastaavat tietueet. Suuret tuonnit voivat kestää kauemmin, koska Notion lukee tietoja erissä ja noudattaa lähdetyökalun pyyntörajoituksia.

Tietokanta saattaa näyttää vain osan tiedoistasi ensimmäisen tuonnin aikana. Sinun ei tarvitse pitää Notionia auki, jotta tuonti jatkuu.

Ensimmäisen tuonnin jälkeen Notion tarkistaa säännöllisesti yhdistetystä työkalusta uudet tai muuttuneet tietueet ja päivittää synkronoidut ominaisuudet. Synkronoinnit jatkuvat taustalla, vaikka kukaan ei katsoisi tietokantaa.

Yleisesti ottaen muutosten synkronoituminen Notioniin kestää muutaman minuutin tai vähemmän.

Ajoitus vaihtelee yhteyden, tietomäärän ja lähdetyökalun saatavuuden mukaan. Muutosten tarkistaminen ei tarkoita, että jokainen muutos näkyy Notionissa välittömästi. Salesforce tarkistaa muutokset oletusarvoisesti minuutin välein; katso lisätietoja kunkin yhteyden oppaasta.

Kun lähde rajoittaa pyyntöjä väliaikaisesti tai muuttuu tavoittamattomaksi, Notion yrittää uudelleen. Jos synkronointi vaatii uuden valtuutuksen tai erilaiset käyttöoikeudet, sen tila kertoo, mitä sinun tulee tehdä.

Voit sisällyttää kaiken saatavilla olevan historian tai rajoittaa synkronoinnin tietueisiin, joita on päivitetty viimeisen 30, 90 tai 365 päivän aikana. Historiaikkuna käyttää lähdetietueen viimeisintä päivitysaikaa luomispäivän sijaan. Salesforce käyttää järjestelmän muokkausaikaa.

Ikkuna siirtyy eteenpäin ajan myötä. Tietue voi poistua tietokannasta, kun sitä ei ole päivitetty kyseisen ikkunan sisällä, vaikka se olisi edelleen avoinna tai aktiivinen lähdetyökalussa.

Ikkunan laajentaminen tuo lisää vastaavia tietueita. Sen lyhentäminen poistaa tietueet, jotka eivät enää täytä ehtoja. Tämä eroaa Notion-tietokannan suodattimesta, joka muuttaa vain sitä, mitä näkymä näyttää.

Voit luoda näkymiä, suodattaa ja lajitella tietueita sekä lisätä omia Notion-ominaisuuksiasi. Lisää esimerkiksi tiimin prioriteetti pull-pyyntöihin tai tilisuunnittelun tila Salesforce-tileille. Näiden ominaisuuksien arvot pysyvät Notionissa.

Anna omille ominaisuuksillesi erottuvat nimet, jotta ne eivät ole ristiriidassa synkronoinnin hallitsemien ominaisuuksien kanssa.

Tietokannat alkavat Yksityisinä sivuina. Jaa ne Notionin sivun käyttöoikeuksien avulla, kun olet valmis.

Lähdetyökalun käyttöoikeuksien muutos voi pysäyttää tulevat päivitykset poistamatta jo Notionissa olevia tietoja. Tarkista Notion-tietokannan käyttöoikeusasetukset, kun lähteen käyttöoikeudet muuttuvat.

Palaa yhteyden Database sync -asetuksiin tarkistaaksesi synkronoinnin tilan, viimeisimmät suoritustiedot ja mahdolliset virhetiedot.

Viimeisin suoritusaika osoittaa toimintaa. Se ei takaa, että jokainen lähdemuutos on jo saavuttanut Notionin.

Käytä hallittua synkronointia, kun jokin tuetuista yhteyksistä sisältää tarvitsemasi tiedot ja asetukset. Notion hoitaa alkuperäisen tuonnin, toistuvat tarkistukset ja yhteyden kohtaisen synkronointilogiikan.

Käytä Notion workeria, kun sinun on luotava mukautettu synkronointi, kuten tuonti toisesta palvelusta tai tietojen muuntaminen ennen kuin ne saavuttavat Notionin.

Käytä esimerkiksi hallittua GitHub-synkronointia seurataksesi pull-pyyntöjä Notionissa. Harkitse Workeria, jos tarvitset mukautetun lähteen, lisää tietuetyyppejä tai laskutoimituksia, jotka yhdistävät tietoja ennen tuontia.

Tarkista valitut arkistot, työtilat tai objektityypit, historiaikkuna ja yhdistetyn tilin lähteen käyttöoikeudet. Tarkista myös, onko ensimmäinen tuonti vielä käynnissä ja piilottaako Notion-näkymän suodatin tietueita.

Jos synkronoidun sivun pitäisi liittyä toiseen synkronoituun sivuun, mutta se ei liity, syynä voi olla historiaikkuna tai se, että liittyvää sivua tuodaan vielä. Luomme relaatiot vain, kun molemmat sivut on synkronoitu Notion-tietokantoihin.

Avaa synkronoinnin tilatiedot. Muodosta yhteys uudelleen, jos valtuutus on vanhentunut, tai pyydä lähteen ylläpitäjää palauttamaan käyttöoikeutta. Tilapäiset käyttökatkot lähteessä ja pyyntöjen rajoitukset voivat viivästyttää Ilmoituksia Notionin yrittäessä uudelleen.

Vähennä valittua tietoa tai valitse lyhyempi historiaikkuna. Tarkista vaikutus ennen tallentamista: lähteen poistaminen tai historian lyhentäminen voi poistaa synkronoituja sivuja. Yhteyskohtaiset oppaat selittävät, mitä tapahtuu, kun muutat valintaa.

• Yhdistä GitHub

• Yhdistä Jira

• Yhdistä Salesforceen

Käytä olemassa olevan Asana- tai GitLab-synkronoinnin kohdalla Worker-korvausoppaita:

• Yhdistä Asana

• Yhdistä GitLab