חבר את Salesforce ל-Notion

סנכרון Salesforce מנוהל יוצר מאגרי ידע ב-Notion עבור החשבונות, אנשי הקשר וההזדמנויות שתבחר. Notion מייבאת רשומות קיימות ובודקת שינויים ב-Salesforce בכל דקה.

מדריך זה מכסה את Database sync בהגדרות חיבור ה-Salesforce שלך. מאפיינים מסונכרנים הם לקריאה בלבד ב-Notion. יש לבצע שינויים ברשומות לקוחות ב-Salesforce.

בחרו אחד או יותר מסוגי האובייקטים של Salesforce:

Notion יוצרת מאגר ידע נפרד עבור כל סוג אובייקט שנבחר. רשומות מסונכרנות מציגות גם מתי כל רשומה נוצרה ושונתה לאחרונה ב-Salesforce. המאפיינים הזמינים תלויים בגישת השדות של החשבון המחובר.

כאשר חשבונות ואנשי קשר כלולים באותו סנכרון, Notion יכולה לקשר אנשי קשר לחשבונות שלהם. אותו הדבר חל על הזדמנויות וחשבונות. החשבון המחובר זקוק לגישה לשדה הפניה לחשבון ב-Salesforce, והחשבון הקשור חייב להיכלל בנתונים המסונכרנים.

לידים, מקרים ואובייקטים מותאמים אישית של Salesforce אינם נתמכים על ידי סנכרון מנוהל זה.

תצטרכו:

• חברות בסביבת העבודה של Notion.

• חשבון Salesforce עם גישת API.

• הרשאה לקרוא ולבצע שאילתות על האובייקטים והשדות שנבחרו.

ייתכן שמנהל ה-Salesforce שלך יצטרך לאשר את החיבור או לעדכן את הרשאות החשבון שלך. Notion יכולה לסנכרן רק את הנתונים שהחשבון המחובר יכול לקרוא.

1. ב-Notion, עבור אל Settings → Connections → Salesforce.

2. לפתוח את Database sync ולחבר את חשבון ה-Salesforce שלך.

3. לסיים את שלבי האימות של Salesforce ולבחור את החשבון המחובר.

4. להזין Name of sync.

5. תחת Objects to sync, לבחור Accounts, Contacts, Opportunities או שילוב שלהם.

6. עבור כל סוג אובייקט, יש לבחור את המאפיינים להכללה. סנכרון כל המאפיינים הנוכחיים והעתידיים כבוי כברירת מחדל, לכן לא יסונכרנו מאפיינים מותאמים אישית עד שתפעיל זאת או תבחר מאפיינים ספציפיים.

7. לבחור את כל הרשומות הזמינות או חלון היסטוריה.

8. בחרו ב-יצירת סנכרון.

Notion יוצרת את מאגרי הידע שנבחרו במקטע סרגל הצד הפרטי שלך. כל סוג אובייקט מיובא בנפרד, לכן מאגר ידע אחד עשוי להסתיים לפני אחר.

להפעיל סנכרון כל המאפיינים הנוכחיים והעתידיים עבור סוג אובייקט כדי לכלול את מאפייני המותאמים אישית הנתמכים שלו כעת וכאשר יתווספו מאוחר יותר. הגדרה זו מתחילה כבויה עבור כל אובייקט, ולכן לא יסונכרנו מאפיינים מותאמים אישית עד שתפעילו אותה או תבחרו מאפיינים ספציפיים.

כדי לבחור מאפיינים ספציפיים, יש לכבות את ההגדרה הזו ולבחור את השדות הדרושים. בחירה ידנית אינה כוללת שדות חדשים באופן אוטומטי.

ערכים נתמכים כוללים תיבות סימון, מספרים, מטבעות, אחוזים, תאריכים, כתובות דוא"ל, מספרי טלפון, כתובות URL, טקסט ושדות נתמכים של בחירה יחידה או מרובה. סוגי שדות מסוימים אינם נתמכים, כולל שדות מוצפנים, שדות בינאריים ושדות הפניה מותאמים אישית. שדות חיפוש מותאמים אישית אינם הופכים ליחסים ב-Notion.

שמות מאפיין סטנדרטיים משתמשים בתוויות השדות הזמינות של Salesforce. שמות מאפיין מותאמים אישית נגזרים משמות ה-API שלהם ב-Salesforce, ולכן הם עשויים להיות שונים מהתוויות הנראות ב-Salesforce.

Notion בודקת מעת לעת מאפיינים חדשים. מאפיין שנוסף לאחרונה עשוי להישאר ריק בדפים קיימים עד שרשומת המקור תשתנה או תיובא שוב.

Notion מייבאת רשומות חיות עבור כל סוג אובייקט שנבחר בתוך חלון ההיסטוריה שלך. רשומות שכבר סומנו כנמחקו ב-Salesforce אינן נכללות בייבוא הראשוני.

הייבוא מתבצע בקבוצות. משכו תלוי במספר הרשומות ובמגבלות הבקשות של Salesforce. ניתן לפתוח את מאגרי הידע בזמן שהייבוא נמשך.

Notion בודקת שינויים בכל דקה. היא משתמשת בזמן שבו Salesforce שינתה רשומה לאחרונה כדי למצוא רשומות חדשות ומעודכנות, ולאחר מכן מעדכנת את דפי Notion התואמים.

מרווח הדקה האחת הוא התדירות שבה Notion מבצעת בדיקה. אין זו ערובה לכך שכל שינוי יופיע בתוך דקה אחת. עדכונים גדולים, מגבלות בקשות ובעיות שירות זמניות עלולים להאריך את זמן העיבוד.

הסנכרון מעבד גם רשומות שנמחקו כאשר Salesforce מחזירה אותן בתוצאות השינויים שלה. אם Salesforce מסירה רשומה לפני שהסנכרון מבחין במחיקה, רשומה זו עלולה להישאר ב-Notion.

Notion ממשיכה להסתנכרן גם כשאתה סוגר את האפליקציה.

לבחור את כל הרשומות הזמינות או רשומות ששונו ב-30, 90 או 365 הימים האחרונים.

החלון מבוסס על הזמן שבו Salesforce שינתה כל רשומה לאחרונה. הוא אינו משתמש בתאריך שבו הרשומה נוצרה או בתאריך הסגירה של הזדמנות.

חשבון פעיל או הזדמנות פתוחה עלולים ליפול מחוץ לחלון אם לא עברו שינויים לאחרונה. לאיש קשר או להזדמנות יכול להיות גם יחס חשבון ריק כאשר החשבון נמצא מחוץ לחלון הנבחר.

לפתוח את הסנכרון ב-Settings → Connections → Salesforce → Database sync.

ניתן לערוך את שם הסנכרון, סוגי האובייקטים הנבחרים, בחירת המאפיינים וחלון ההיסטוריה.

• הוספת סוג אובייקט: Notion יוצרת את מאגר הידע שלו ומייבאת רשומות תואמות.

• הסרת סוג אובייקט: עדכונים עבור סוג זה ייפסקו. מאגר הידע והדפים הקיימים שלו יישארו, כאשר מאפיינים מסונכרנים נשארים לקריאה בלבד.

• להוסיף את סוג האובייקט הזה שוב: Notion ממשיכה בסנכרון לתוך מאגר הידע הקיים שלה.

• להרחיב את ההיסטוריה: Notion מייבאת רשומות תואמות נוספות.

• לקצר את ההיסטוריה: Notion מסירה רשומות מחוץ לחלון החדש.

יש להשתמש ב-השהיה sync כדי לעצור את הסנכרון זמנית מבלי לאבד את הנתונים או ההגדרות, ולאחר מכן ב-Resume sync כשאתם מוכנים להמשיך. פעולה זו אינה משפיעה על דפי Notion קיימים.

להפסיק את כל הסנכרון לצמיתות, על ידי שימוש ב-Delete sync. מאגרי הידע והדפים נשארים, אך אינם מקבלים עדכונים. מאפיינים מסונכרנים נשארים לקריאה בלבד. מחיקת הסנכרון אינה ניתנת לביטול.

ליצור תצוגות עבור החשבונות או ההזדמנויות שהצוות שלכם צריך. להוסיף מאפייני Notion לתכנון ולתיאום, כגון סטטוס תוכנית חשבון או בעלים להעברה. הערכים במאפיינים אלו אינם נכתבים בחזרה ל-Salesforce.

לבצע שינויים בערכים מסונכרנים ב-Salesforce.

מאגרי הידע מתחילים כפרטיים. אם תשתף אותם, הרשאות Notion יקבעו מי יכול לראות את הנתונים המיובאים. Notion אינה מחילה מחדש את כללי השיתוף של Salesforce שלך על כל אדם שצופה במאגר הידע.

שינויים בגישה ל-Salesforce עלולים לעצור עדכונים עתידיים מבלי להסיר נתונים שיובאו בעבר. יש לבדוק את מאגרי הידע של Notion ואת הגדרות השיתוף שלהם כאשר הרשאות המקור משתנות.

יש לבקש ממנהל ה-Salesforce שלך לאשר שחשבון שלך כולל גישת API והרשאה לקרוא את האובייקט. ייתכן שהארגון שלך יצטרך גם לאשר את החיבור.

יש לבדוק את בחירת המאפיין של האובייקט ואת גישת השדה של החשבון המחובר. סוגי שדות מסוימים אינם נתמכים. מאפיין חדש עשוי להופיע לפני שהערכים שלו יופיעו ברשומות ישנות יותר.

כלול את החשבונות באותו סנכרון כמו אנשי הקשר או ההזדמנויות. ודא שהחשבון נמצא בטווח ההיסטוריה ושהחשבון המחובר יכול לקרוא את שדה הפניה לחשבון. ייתכן שהחשבון עדיין בתהליך ייבוא.

על Salesforce להפוך את המחיקה לזמינה עבור הסנכרון לפני ש-Notion תוכל לעבד אותה. מחיקה שבוצעה לפני הזיהוי עלולה להשאיר דף ב-Notion. עיין במאגר הידע המושפע אם התוכן שלו חייב לשקף את ההסרה הזו.

לפתוח את פרטי הסטטוס של הסנכרון. להתחבר מחדש או לבקש ממנהל ה-Salesforce לשחזר את הגישה, אם יידרש. מגבלות הבקשות של Salesforce והפסקות זמניות עלולות לעכב עדכונים בזמן ש-Notion מנסה שוב.

להשוואה עם Workers והנחיות לפתרון בעיות משותפות, יש לראות את סנכרון נתונים מכלי עבודה אחרים ל-Notion →.